Cookies

Cookies are disabled!

For the correct operation of the site, you must allow the use of cookies.

Cookies

Cookies are used to optimize the design and performance of our websites. By continuing to visit the website, you agree to use cookies.

Ok

Course

Выведение "шаманства" из бухгалтерии. Управление бухгалтерией

Для директоров и главбухов, которых "достали" нерадивые подчиненные, а также для тех, кто хочет навести порядок в бухгалтерии и научиться эффективно ею управлять, мы проводим онлайн-стажировку по… выведению "шаманства" из бухгалтерии.

Read the details from the manager
LevelMedium
LanguageRussian
Ageany

Course Description

Руководители компаний и финансовые директора в своей работе часто сталкиваются со следующими ситуациями:

  • в бухгалтерии постоянный аврал...

  • в документах возможно огромное число ошибок по невнимательности или из-за пропущенного нововведения (а проверить огромные кипы папок с документацией не представляется возможным)…

  • нет понимания, все ли налоги оптимизированы, отсутствует система контроля этого процесса...

  • многие задания бухгалтеру уходят в небытие (отговорки типа: "Это по 05-му не дебетуется!")…

  • непонятно, как выстроить управление бухгалтерией – это некая терра инкогнита…

  • временами просто панический страх перед бухгалтером...

Уважаемые руководители предприятий знают: когда квалификация сотрудников (в данном случае - бухгалтера) в "предметной" области объективно выше, становится затруднительно проверить их работу (в том числе, их загруженность), не вникая в "детали" предмета. Как следствие, начинается "шаманство" с их стороны, т.е. избегание работы путем осознанного или неосознанного ее усложнения, запутывания, "ухода в квалификацию".

В помощь тем руководителям фирм (а также финансовым директорам), которых "достали" нерадивые главбухи, и тем главбухам, которых "достали" нерадивые подчиненные, а также тем, кто просто хочет навести порядок в бухгалтерии и научиться эффективно ею управлять (не вникая в тонкости бухучета!), мы проводим стажировку - буквально - по выведению "шаманства" из бухгалтерии. То есть по внедрению технологии управления бухгалтерией, не требующей детального знания "предмета".

При этом внедряемая технология удобно "упакована" в электронный кейс и пакет документов "Управление бухгалтерией"RI-BILLER", который содержит:

  • пооперационно описанные функции бухгалтеров с нормами работы на каждую операцию и обозначением ее качественного уровня,

  • подробный график сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности Руководителю/в соответствующие органы,

  • модель оплаты труда для бухгалтера и главного бухгалтера (Калькулятор зарплаты + Критерии результативности + Положение о премии),

  • рекомендации по выработке фирменных стандартов / правил для сотрудников бухгалтерии.

При том, что всевозможной литературы типа зарплат бухгалтера и должностных инструкций бухгалтера на рынке полно и так, акцент в данном случае делается именно на том, как контролировать функции и обязанности бухгалтера даже неспециалисту. И как это практически внедрить.

Внедрение технологии по управлению работой бухгалтерии у Вас на предприятии происходит при непосредственном Вашем участии. Оно состоит в выполнении ряда заданий, каждое из которых решает определенную задачу (подробнее см. в разделе "Этапы работ").

Выполняя эти задания и всякий раз получая от нас обратную связь в режиме сопровождения (вычитку, корректировки, рекомендации по внедрению и пр.), Вы сможете:

  • определить и оптимизировать загруженность бухгалтерии - как отдела в целом, так и каждого сотрудника в отдельности;

  • собрать и систематизировать документы / отчеты бухгалтерии и сроки их сдачи в контролирующие органы;

  • ввести процедуру проверки на типовые (характерные) ошибки;

  • разработать систему оплаты сотрудников бухгалтерии;

  • систематизировать работу с нововведениями;

  • ввести алгоритмы инициативности и процедуру описания специфики работы бухгалтерии;

  • выработать корпоративные стандарты / внутрифирменные правила и т.д.

а также прояснить для себя такие вопросы:

  • как платить зарплату и премию бухгалтеру так, чтобы он работал с максимальной отдачей и, в первую очередь, в интересах Компании?

  • как перестать бояться увольнения бухгалтера, даже если у предприятия узкая специфика?

  • как справляться с внешними обстоятельствами (налоговой инспекцией, иными структурами и т.п.), когда они нарушают запланированный ход работы?

  • и многое другое…

Таким образом, это НЕ "учеба с отрывом от производства" и НЕ "тренинг в закрытой аудитории". Это совместное (вместе с Вами) пошаговое внедрение на Вашем предприятии определенных управленческих решений, предусмотренных самими заданиями.

Поэтапный процесс выполнения всех заданий позволяет изучить и внедрить технологию в спокойном и удобном режиме (не авралом). А сама технология останется у Вас в виде электронного кейса "RI-BILLER" для дальнейшего управления Вашей бухгалтерией.

ПРОГРАММА И ГРАФИК СТАЖИРОВКИ

1. Определение загруженности бухгалтеров (всех в целом и каждого сотрудника в отдельности). Оптимизация

Задание № 1, 2

  • Изучение работ бухгалтеров. (Примечание. Перечень работ бухгалтерии "привязан" к работам и формам программы 1С: Предприятие 8.0.- Бухгалтерия.)

  • Количественный подсчет работ и документов за характерный для предприятия месяц.

Задание № 3, 4

  • Нормирование. (Примечание. Буквально с секундомером (!) были выведены нормы на работы и заполнение форм программы 1С: Предприятие 8.0.- Бухгалтерия.)

  • Оценка качественного уровня работ бухгалтеров.

Задание № 5, 6

  • Проверка норм. Измерение и анализ загруженности отдела.

  • Анализ распределения работ между сотрудниками. Оптимизация работы всего отдела. Выводы и усовершенствования по итогам предыдущих шагов.

2. График подготовки документов

Общеизвестный факт: начало месяца, следующего за кварталом, зачастую напоминает страду.

Интересно обратить внимание на феномен: любой руководитель, в принципе, понимает, что частые авралы – это, скорее, следствие запущенности, а не форс-мажоров.

Однако эта, в целом, очевидная и верная мысль не приходит в голову, когда речь заходит об очень конкретной (собственной) бухгалтерии. Поэтому в заданиях:

Задание № 7, 8

  • Составляется график сдачи документов/отчетов:

  • Собираются и систематизируются сроки в общий график, к которым контролирующие органы требуют сдачи документов.

  • Вырабатываются стандарты по срокам сдачи документов руководителю на проверку и срокам сдачи в контролирующие органы (во избежание авралов).

  • Сводятся в общий График сдачи работ/документов.

  • Заносятся данные в График сдачи работ/документов. Рассчитывается результативность по срокам.

3. Введение процедур проверки типовых ошибок

Помимо соблюдения сроков сдачи, очень важно качество выполнения работы.

В учетной части бухгалтерии качество – это, по сути, отсутствие ошибок.

Ошибки допускаются по 2-м причинам:

а) по невнимательности;

б) из-за пропущенного нововведения.

Здесь выполняются следующие задания:

Задание № 9, 10

  • Составляется перечень типовых ошибок.

  • Оценивается тяжесть ошибок.

  • Выполняется проверка ошибок с занесением результатов в журнал проверки на типовые ошибки.

4. Модели оплаты труда

Зарплата бухгалтера складывается из 2-х частей: постоянной и переменной. Мы рассматриваем систему зарплаты на примере "смешанной" ("процентно-балльной") системы.

В задании подробно описывается сама модель оплаты труда бухгалтера, т.е. критерии и приемы оценки его работы. Включая бонус за бухгалтерские решения, в результате которых произошла, например, оптимизация налогов, появилась возможность отнести затраты на себестоимость (учитывать в расходах), снизились трудоемкость или фонд оплаты труда и т.д.

Задание № 11

  • Разработка моделей оплаты труда

5. Работа с нововведениями

Это задание посвящено тому, как не пропустить изменений в Законодательстве.

Как было замечено ранее, ошибки допускаются по 2-м причинам:

а) по невнимательности;

б) из-за пропущенного нововведения.

С типовыми ошибками "по невнимательности" мы разбираемся в Задании 3 (выше). Но как быть, если бухгалтер пропустил изменения в законодательстве и ошибка связана именно с этим? Конечно, его нужно наказать, но ущерб может оказаться несравнимым даже с самым строгим наказанием.

Если ущерб от ошибки превышает несколько зарплат сотрудника, то это задача на "защиту от дурака", а не на величину штрафа. Поэтому все дальнейшие решения направлены именно на заблаговременное предотвращение ошибок, связанных с пропущенными нововведениями.

Как правило, если выполнять шаги, перечисленные в этом задании, то подобного рода ошибок удастся избежать практически на 99%:

Задание № 12

  • Составление списка источников нововведений (необходимых для изучения).

  • Заполнение журнала нововведений.

  • Проведение планерок по нововведениям.

6. Работа с "уважительными" причинами. Журнал согласования-рассогласования. Алгоритмы инициативности

Сотрудники так устроены, что каждому опозданию на работу или любому "не сделано", "сделано не вовремя", "сделано с ошибками" найдут самое благовидное оправдание.

Причем будут "обижаться", если руководитель не будет входить в их "сложное" положение.

Если же будет, то еще хуже – перестанут уважать и начнут этим злоупотреблять.

Эти задания посвящены тому:

  • Как быть в тех случаях, когда работа не выполнена (или допущено нарушение) по "уважительной" причине.

  • Как быть с незапланированными отвлечениями от работы, на которые нельзя не реагировать?

  • Как быть в тех случаях, когда процедуру не пропишешь, т.к. сотрудник соприкасается с контролирующими органами, внешними контрагентами, которые подводят...?

С этой целью выполняется:

Задание № 13, 14

  • Описание причин несвоевременной (не в полном объеме) сданной работы/допущенных ошибок, нарушений в случае, когда сотрудник не согласен с предстоящим наказанием.

  • Описание действий по алгоритму инициативности.

  • Предоставление информации в случае нестандартной задачи, выходящей за компетенцию сотрудника.

7. Разделение функций принятия решений и исполнения

Решаются проблемы, связанные с отсутствием технологий:

А) Поиска решений, например:

  • Непонятно, оптимизированы ли налоги... Возможно, предприятие могло бы платить меньше...

  • Вечная проблема – решение вопроса, сколько нужно денег на следующий месяц и сколько их поступит от плательщиков, хотя бы предварительно.

В результате планирования не получается. Информация о нехватке или переизбытке денег поступает в момент наступления дефицита/профицита. Хотя надо, чтобы деньги, необходимые на расходы, всегда оставались и, в то же время, не залеживались на счете, а приносили доход.

  • Нет общей картины дебиторско-кредиторской задолженности, общей финансовой картины предприятия.

  • Нет полного и систематизированного мат. учета склада готовой продукции.

  • Подразделения несвоевременно представляют первичные документы о доходах, о реализации, о поступлении и выбытии товаров, готовой продукции.

  • Не своевременно составляется отчет кассира по кассе предприятия из-за ошибок операционных кассиров при отражении выручки по видам товаров, услуг.

Б) Принятия решений, например:

  • Не посвящая руководителя во многие проблемы, бухгалтерия пытается принимать самостоятельные решения по вопросам, которые выше их компетенции.

  • Большинство решений правильные, но процентов 15 – вопиющие ошибки...

  • Постоянные намеки на высокую ответственность работы бухгалтерии.

Как следствие – культивируемая "важность" бухгалтерии перед остальными подразделениями организации и требование более высокой, по сравнению с ними, зарплаты.

  • Порой восприятие любых действий руководителя как покушение на самостоятельность и авторитет бухгалтерии.

  • Гл. бухгалтер – этакий "профсоюзный" лидер коллектива, который НЕ защищает интересы фирмы.

Наша задача: перейти от любой абстрактной проблемной ситуации к конкретной (т.е. нужно выделить оперативную зону задачи).

Поэтому выполняется:

Задание № 15, 16

  • Описание технологии корректной постановки заданий (в т.ч. и с целью оптимизации налогообложения).

  • Предотвращение ситуаций "лени второго уровня ", когда сотрудник выполняет НЕ важные, а психологически более легкие и приятные работы.

  • Сортировка и решение задач.

8. Описание специфики работы бухгалтерии предприятия

Одна из частых причин "шаманства" - сотрудник знает себе цену и чуть-чуть злоупотребляет этим, явно или неявно, шантажируя своим увольнением (по этой причине он нередко находится в частично управляемом состоянии).

Для решения этой задачи необходима "инвентаризация" этого опыта хороших сотрудников [т.е. тех, которых есть за что ценить] и документирование важных для фирмы моментов, например:

  • найденных решений по налогообложению со ссылками на первоисточники или выдержками из них;

  • перечень усовершенствований отчетов и пр. бухгалтерских программ;

  • "особенностей" рабочего места (для понимания, где хранятся файлы-шаблоны, типовые запросы и т.п., как они называются и т.п.);

  • контактов в контролирующих органах;

  • иного...

Все эти моменты могут быть освещены в рамках описания "специфики" бухгалтерского учета.

Технологии и опыт должны стать передаваемыми, поэтому потребуются документы, которые делают уход бухгалтера некритичным.

Для этого выполняется:

Задание № 17, 18

  • Составление списка полезного опыта.

  • Непосредственно описание специфики работы бухгалтерии.

9. Выработка фирменных стандартов/правил

Предыдущие задания (выше) посвящены выстраиванию технологий работы бухгалтерии.

На этом же шаге полезно свести все правила и технологии в единый "моральный и технологический кодекс" работы отдела. Таким документом являются фирменные стандарты/правила.

В этих заданиях приводится перечень стандартов, адаптированный к работе бухгалтерии:

Задание № 19, 20

Выработка фирменных стандартов и правил:

  • на общение с контролирующими органами,

  • на сроки сдачи документов из других отделов и т.д.

На каждом этапе:

  • ведется работа с соотв. документами и шаблонами отчетности из электронного кейса "Управление бухгалтерией "RI-BILLER",

  • даются рекомендации по дальнейшему мониторингу и внедрению технологии.

Organization

ООО "Сычев и К", TRIZ-RI Group

People Online
11 course

Buy the course
to contact us